1.負責接收上級有關部門，各部、室發送的各種圖紙、文件等資料，并登記造冊，妥善保管。
2.負責發放本部門對外發送的各種圖紙、文件等資料，并辦理登記手續。
3.規范工程項目開發施工期間的各類圖紙變更通知、工程合同及其它工程項目方面文件資料的收發，保管制度。
4.對各種工程資料進行科學的規范的編號、登記、復印。
5.負責管理好有關工程技術資料的歸檔保存和借閱管理，并按有關工程技術資料的重要性進行分類，及時清理作廢資料不被誤用。
6.發放的圖紙資料必須留原件一份，連同發放清單一起存檔。
7.負責定期清理工程檔案，合同、資質和建設、規劃、國土等主管部門審批原件，及時移交公司檔案室存檔。
8.負責視具體情況定期清理資料室檔案。